Managementondersteuner (m/v)

Managementondersteuner (m/v)
Publicatie: 24-01-2013
Einddatum: 11-02-2013

Organisatie:
Ministerie van Veiligheid en Justitie - Nederlands Forensisch Instituut

Standplaats:
Den Haag

Functie omschrijving:

We zoeken een accurate en proactieve Managementondersteuner die deel uit gaat maken van het Team Procesondersteuning binnen de afdeling Digitale Technologie en Biometrie (DTB). Naast secretariële werkzaamheden ben je belast met administratieve ondersteuning op het gebied van onder andere Personeel en Organisatie binnen de afdeling DTB, in samenwerking met de afdeling Human Resources Management (HRM).

Je werkzaamheden zien er als volgt uit:

• het verrichten van organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het hoofd, de diverse teamleiders en medewerkers van de afdeling DTB;
• het monitoren/bewaken van de voortgang en kwaliteit van de uitvoering van (onder andere) HRM procedures binnen de afdeling DTB (in samenwerking met de betreffende afdelingen. Bij gesignaleerde knelpunten lever je proactief een bijdrage aan de oplossing. Dit vraagt om inhoudelijke betrokkenheid bij de activiteiten van de teamleiders en het afdelingshoofd waar je voor werkt. Je bent hierin een "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving. Je inhoudelijke kennis van het HRM-proces stelt je in staat hierbij de juiste verbanden te leggen, en belangen en consequenties in te schatten. Dat je hier voor goed in staat bent contacten te leggen en onderhouden, en inspeelt op wisselende omstandigheden spreekt voor zich;
• je kennis van HRM processen en je betrokkenheid bij de afdeling stellen je in staat om in algemene zin, verbeterpunten te signaleren en verbetervoorstellen te doen;
• (coördinatie van) (secretarieel administratieve) ondersteuning op samenhangende en naar aard en inhoud verschillende onderwerpen in een ambtelijk en politiek dynamische context;
• coördineren van complexe informatiestromen;
• samenstellen van managementinformatie; bijvoorbeeld overzichten in het kader van de werving en selectieprocedures, in-/door-/uitstroom van medewerkers en voortgang gesprekkencyclus;
• overleggen met leidinggevenden ten behoeve van het verzamelen van informatie en het bewerken van uit de primaire procesvoering en bedrijfsvoering binnen DTB beschikbaar gekomen gegevens;
• administratieve ondersteunende taken o.g.v. HRM betreffen o.a. de registratie van verzuim (ziek-/betermeldingen) in het P-direktsysteem (digitaal personeels-/salarissysteem) en ondersteuning bij het vastleggen van een plan van aanpak en afspraken in het kader van de reïntegratie en registreren van persoonsgegevens in diverse systemen.

Contactpersoon:
mw. M.R. Tanis - Durak
(070) 888 6310
m.tanis@nfi.minvenj.nl