Managementassistent

Managementassistent
Publicatie: 29-11-2012
Einddatum: 20-12-2012

Organisatie:
Rechtspraak

Standplaats:
Den Haag

Functie omschrijving:

Je ondersteunt de leiding van een team van de rechtbank door het verrichten van coördinerende en secretariële werkzaamheden en voert op aanwijzing van de teamvoorzitter of hoofd juridische ondersteuning (HJO) diverse operationeel inhoudelijke taken uit. Je vervangt collega-managementassistenten bij afwezigheid.

• Je coördineert en bewaakt de uitvoering van genomen besluiten met betrekking tot het primaire proces en de bedrijfsvoering.
• Je fungeert als intermediair tussen het team en het centraal bedrijfsbureau.
• Je zorgt voor een vlotte en soepele uitwisseling in werkstromen en gegevensuitwisseling.
• Je toetst verkregen managementinformatie op juistheid en volledigheid.
• Je hebt een coördinerende rol met betrekking tot het opstellen van het teamjaarplan en met betrekking tot de plannings- en verantwoordingscyclus en budgetexploitatie.
• Je bereidt MT-vergaderingen voor, notuleert deze, werkt notulen uit in een verslag, bewaakt voortgang van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
• Je organiseert overige vergaderingen, bijeenkomsten en zorgt voor verzending van vergaderstukken. Je beheert de agenda van de (plv.) teamvoorzitter en het HJO.
• Je neemt binnenkomende telefoongesprekken aan en handelt deze af ten behoeve van de leidinggevenden waarvoor je werkt.
• Je fungeert als buffer voor de teamvoorzitter door vragen van medewerkers en externe partijen over het primair proces en de bedrijfsvoering in behandeling te nemen en zo mogelijk te beantwoorden.
• Je registreert binnenkomende (elektronische) correspondentie, geleidt deze door, bewaakt de voortgang en verzorgt de uitgaande correspondentie.
• Je voert de administratie uit met betrekking tot de indiensttreding van zowel gerechtelijk als rechterlijk ambtenaren (benoemingen, beëdigingen en installaties).
• Je onderhoudt en beheert de diverse administraties, voert voorkomende archief- en documentatiewerkzaamheden uit en vervangt collega-managementassistenten. De managementassistent legt eindverantwoording af aan de teamvoorzitter.
• Je maakt zelfstandig afwegingen en beslist voor wat betreft het agendabeheer, de afwikkeling van binnenkomend telefoon- brief- en faxverkeer, het voorbereiden van MT-vergaderingen, het opstellen van vergadernotulen, het op eigen initiatief nemen van acties bij stagnatie in de informatievoorziening, het attenderen op gevoeligheden en samenhang tussen onderwerpen, het opstellen van overzichten en conceptnotities ten behoeve van gerichte managementinformatie. 

Contactpersoon:
dhr. A. Westplat, HRM-adviseur
070 381 3645
a.westplat@rechtspraak.nl