Publicatie: 18-02-2014
Einddatum: 17-03-2014
Organisatie:
Ministerie van Defensie
Standplaats:
Soesterberg - Kamp Soesterberg
Functie omschrijving:
Je verleent secretariële en administratieve ondersteuning en zorgt dat de directeur Kleding- en Persoonsgebonden Uitrusting (KPU)-bedrijf bereikbaar is.
Als secretaresse behandel je binnengekomen post en je bewaakt de agenda van de directeur KPU. Je attendeert hem op zijn afspraken en maakt de benodigde stukken gereed. In overleg deel je zijn mailbox in en je bewaakt deze. Verder bereid je zijn vergaderingen administratief en organisatorisch voor, je completeert vergaderstukken en archiveert de voortgangsbewaking. Je notuleert diverse vergaderingen, houdt actiepunten bij en spreekt de actiehouders daarop aan. Ook leg je een werk- en vergaderdossier aan.
Je ontvangt en introduceert bezoekers en zorgt dat de directeur bereikbaar is. Dat doe je bijvoorbeeld door inkomende telefoongesprekken te behandelen, door te verwijzen naar andere personen en terugbelnotities te maken. Is iemand afwezig? Dan zorg jij voor vervanging.
Verder verleen je administratieve ondersteuning. Je organiseert bijvoorbeeld representatieve aangelegenheden, zoals formele en informele ontvangsten, jubilea en recepties. Daarvoor stel je gastenlijsten op en je verzendt uitnodigingen bij bijzondere gelegenheden. Ten slotte voer je, op verzoek van de directeur KPU, alle overige voorkomende werkzaamheden uit voor de Commandogroep.
Contactpersoon:Mevrouw Cora Schoots
033-4662317