Publicatie: 11-11-2013
Einddatum: 15-01-2014
Organisatie:
Ministerie van Defensie
Standplaats:
Den Haag, Utrecht
Functie omschrijving:
Je adviseert en informeert gebruikers op het gebied van de documentaire informatie (DI) en ondersteunt de teamleider en senior medewerker. Je verzorgt binnen het dynamisch informatiebeheer (DIB) vakinhoudelijke en coördinerende taken binnen het cluster.
Als medior medewerker verzamel je relevante documentaire informatie (DI) over de opslag en ontsluiting. Je onderzoekt hoe de inrichting van de DI kan plaatsvinden en adviseert hierover. Je signaleert knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden, adviseert over mogelijke oplossingen en draagt bij aan het opstellen van informatieprofielen.
Ook ondersteun je de teamleider en de senior medewerker DIB door bij te dragen aan het Documentair Structuur Plan (DSP) en de ontwikkeling en implementatie van het defensiebrede DI-beleid en de evaluatie hiervan. Je begeleidt (DI-)audits in het kader van functioneel toezicht. Je adviseert de senior over het verstrekken van autorisatie, voert het beheer over de autorisaties en bereidt rapportages voor. Daarnaast maak je de archieven gereed voor overdracht. Bij calamiteiten, ziekte of hoge werkdruk kan je tijdelijk andere DI-eenheden ondersteunen.
Je bent verantwoordelijk voor de ontsluiting van documenten, inbegrepen de documenten van bijzondere aard. Verder bepaal je onderwerpelementen voor de diepte-ontsluiting van documenten, zoals plaats, tijd en object, codes en trefwoorden en je legt deze elementen vast in het DI-systeem. Ook maak je inhoudsomschrijvingen van documenten.
Je past informatieprofielen toe, vormt en ordent digitale dossiers en stuurt op de behandeling van documenten.
Je verstrekt DI-informatie aan gebruikers door als loketfunctie te fungeren en op verzoek documenten en gegevensbestanden beschikbaar te stellen. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen, adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie en publiceert op verzoek documenten op intranet. Tot slot verstrek je op grond van de informatiebehoefte van de klant gevraagd en ongevraagde relevante informatie.
Wij zoeken een enthousiaste collega die affiniteit heeft met automatisering en zowel zelfstandig als in teamverband de werkzaamheden kan uitvoeren.
Contactpersoon:Mw. K. Huisman
030 218 4431